Первым делом стоит поинтересоваться - кто хочет и может приехать.

Именно. Как только определимся с организаторами – сразу же они организуют опрос.

А для этого нужно объявить точные сроки и программу мероприятия.

Быть может отборочники и не потребуются.

Если слишком глобальную цель ставить – то обломаешься. Помню, очень сильное всеобщее желание было провести «Турнир Века» на Лиге Героев, но его так непомерно раздули, что закончить не смогли. Поэтому нужно сегментирование турнира. Если один сегмент вылетит, это не повлияет на другие сегменты.
Большой турнир будет состоять вначале как-бы из 5-6 маленьких, независимых друг от друга. Ввиду разобщенности, раздробленности геройского сообщества, нужна максимальная свобода для этих-мини турниров.
Например, Питер проводит турнир на ТЕ (называя его чемпионатом города), играют по выходным только. Москва тоже по выходным играет, но на СоД.
Мичуринск – на СоД, за три дня. Минск, Питер и Киев – свои распорядки предлагает, как удобнее участникам.

Конечно, без признанных геройских центров: Москвы, Питера, Минска или Украины – турнир значительно теряет свою ценность.

Сроки нужно брать разумные. Мне кажется, удобны два срока – сентябрь (ещё почти лето, с шубами не возиться) и январь (полмесяца нерабочие). То есть где долго будут играть, по выходным – лучше пораньше начать, где быстро – без разницы, как удобнее организатору.

Финал – где то в мае следующего года в худшем случае, если же все сработают оперативно – то возможно как раз на январские праздники.

Организаторам не нужно выпрыгивать из штанов – просто проведут обычный турнир и позаботятся о расселении гостей, если они будут.

Хотя это всё вторично - сначала надо собрать список желающих, потом их разбить по городам для отборочника. А уж потом выбирать время и место слета.

Вначале – определить организаторов в крупных геройских центрах и костяк местной тусовки. На примере Мичуринска. Я простучу Мизраэля, Скорпа и Стаса с Тамбова, потом старооскольцев, кто у меня был – Мистика и Дмитрия, к ним добавлю Стики. Из местной тусовки дождусь приезда на выходные Веланда и Павла, добавлю к ним Каннабиса, Леху, Лаврена и Флеша – даже наличие 8-9 человек из этого списка в турнире уже обеспечат вполне сносный чамп, даже без других гостей. Все, я по любому буду готов провести турнир.

Примерно то же будут делать и другие организаторы. Минск, Москва, Питер – у них в силу размера городов и количества игроков немного другая специфика.

Пошел смотреть карту, где этот городок находится...

Я расскажу на примере Мичуринска. Это крупный железнодорожный узел, 400 км. Южнее Москвы, почти все поезда из столицы на юг идут через нас. И с востока на запад (и обратно) хватает поездов. Два вокзала, поэтому дурная привычка гостей не сообщать заранее, на какой вокзал приезжают – иногда нервирует и их и меня.
Скажем, из Москвы до нас (400 км.) стоит доехать 550 рублей. В оба конца, соответственно, 1100 руб.

Проживание в гостинице подорожало – 800 руб в день. Считаем, в пятницу приехали вечером, это один день, суббота второй, в воскресенье выселяемся и ставим вещи у меня или под замок в клубе. Итого 2 дня = 1600 рублей.
10-12 руб. – 1 час игры в клубе, играть не менее 10-12 часов в день (да, вот так) – это 100-150 руб в день, примерно 400 руб за турнир. Итого все обязательные затраты – 3000-3200 руб.
Далее – питание, можно корову с собой, а можно обедать в довольно неплохих столовых с домашней едой, нормальный обед за сотню, накинем руб 900 на три дня.

Итого все затраты – 4000 рублей. Единственная дополнительная затрата – по договоренности, турнирный взнос, скажем 1000 рублей, чтобы победителю было приятно ехать домой не только в моральном, но и материальном плане. Опять же, если трудности с деньгами, то организаторы могут войти в положение – игрок играет без взноса, но и заняв 1 место, не получит призовой фонд (его получит игрок, занявший самое высокое место из сделавших взнос).

Итого – за 4 или 5 тыс. рублей человек получает возможность три дня общаться в геройском кругу, себя показать и главное, других посмотреть. Возможно, сомнения об уровне игры отпадут сами собой.
Думаю, что дороже всего ехать в Екатеринбург гостям, посмотрел на карту, глянул масштаб, аж дурно стало. Но там большие традиции проведения турниров и сильная тусовка. Минск – не думаю, что обойдется сильно дороже Мичуринска. Киев не знаю. Москва и Питер – ну, если есть возможность обойтись дешево в этих городах – нужно пользоваться. Но вообще этим тусовкам будет стыдно не провести свои турниры, потому что они всегда были лидерами в героях.

ГЛАВНОЕ – НАБРАТЬ ОРГКОМИТЕТ из людей, готовых провести свои региональные турниры на достойном уровне. Пока двое есть – Екатеринбург и Мичуринск, ждем ещё. Хорошо бы Вика от Питера...

После – обговорим условия и сроки проведения мини-турниров, обсудим возможных спонсоров.
После – формируются костяки турниров из местных игроков, приглашаются гости.

Кто-то помнится в Зеленоград приглашал народ на турнир.

Пожалуй, нет. Только проверенные центры и люди - и все равно проблем хватит.
Кто просто не рассчитает силы по организации и набору участников, кто то просто человек одного дня - утром встал и уже расхотел проводить турнир. Подходить к проведению большого мероприятия надо с запасом прочности, отборочники только там, где гарантированно они могут состояться.