4 человека в команде - это бред, по понятным причинам. Не должно быть ситуаций, когда капитанская игра "весит" больше, чем другие - это не правильно. 5 - это уже много. Получается, что оптимальное количество - 3. Тогда опять возникают сложности с заменами, опять замкнутый круг. В таком случае возможен вариант, набора команды на 4 человек, но играть будут 3, типа один штатный запасной. Но у этого варианта тоже есть минус - некоторые игроки могут вообще не сыграть. В итоге оптимального варианта нет.

В итоге я бы предложил остановиться на 3 игроках, но сделать свободные замены и привязать к рейтингу занижено. Например:
Замена капитана: не более 1700
Замена второй корзины: не более 1600
Замена третьей корзины: не более 1500
Цифры условны, можно редактировать на усмотрение организатора. Причём, если организатор решит, что рейтинг игрока искусственно занижен - имеет право отказать в замене.
Капитанов же брать не по голосованию, а тупо по рейтингу. Это сэкономит время и снизит дисперсию исключив такие парадоксы как капитаны с рейтингами 1500, например Sticky или kalababa. При всё моём уважении к ним, как людям, на первую корзину они не тянут.

Что касается системы проведения, то она слишком растянута на мой взгляд. Группы по 8 команд - это перебор, лучше дело больше групп и лишнюю ступень плейофф БО1. БО2 - это смех, конечно.

По названиям и гербам - ну не надо смешить людей. Мы же не в дестком саду. Хотят ребята назваться Любителями Пива - что в этом плохого? Гербы и девизы вообще нигде не использовались, кроме как в первом посте, а некоторые команды даже не удосужились названия придумать (Kobra's team, привет ). Думаю только на названии можно ограничиться. ИМХО

Шаблоны по слотам - перебор. Не следует сильно усложнять систему. Думаю многие привыкли к системе "своих" и "чужих" шаблонов, думаю не стоит отходить от этого. Как вариант привезать к каждому игроку список "своих" шаблонов, внутри которые производить черка при игре на "своём поле". Или оставить всё как есть.

Выбор стартового замка. Непонятно почему выбор случайный? Есть ли какое-то обоснование этому? Очень неприятно в финале получать Инферно против Кастла на джебусе, или Некрополис против Цитадели на анархии. Рандом - это как известно очень весело, но есть предел какой-то. Тут можно проголосовать, конечно.

P.S. Про плей-офф БО2 - забудь вообще. Это лишний головняк с подсчётами очков, игр капитанов и т.д. Такие моменты нужно свести к минимуму.