HellLighTНу выглядит все неплохо, другой вопрос что организационного момента я не вижу, поэтому и вопрос по сути не важен.
Да, пока у организатора не будет конкретных договорённостей с базой, конференц-залом и т.д. обсуждать что-то не имеет смысла. Нужны конкретные и понятные предложения и суммы, близкие к финальным. Пока это выглядит так: вот гостиница, а дальше сами. Понятное дело, что на таких условиях никто не поедет.