на самом деле, так дела не делаются. порядок организации турнира.
1. Возникает желание взяться за организацию
2. Ищутся единомышленники-помощники из твоего города (ну либо если ты чувствуешь огромные силы в себе, то один)
3. Вместе с командой ищите базу и выбираете удобные сроки.
4. Создаёте на форуме тему, в которой написано: приглашаются все желающие в такой-то город, в такие-то дни, в такие-то сроки, стоимость поездки такая-то.
Дальше народ уже решает ехать или нет. А все варианты типа "давайте вместе что-нибудь придумаем" или "давайте обсудим и выберем дату" - сразу обречены на провал. Поездка в другой город дело ответственное, не все могут взять и сорваться, для многих надо заранее брать билеты и отгул на работе.