Для начала вы бы определили минимальное количество участников - при котором встреча состоится.
Основываясь на собственном опыте в подобных мероприятиях 100% участвовать будут только те, кто участвует в этом деньгами с самого начала. Т.е. те кто оплачивает залог и купил билеты. Короче говоря скан билета показал - место в списке занял.
Внимание украинских студентов: при покупки жд билетов вам полагается скидка по предьявлению студ билета порядка 30% стоимости.