На счет еды и приготовления - лучше ищите участников, которые умеют готовить. Каждое утро или в первый день разом - можно наготовить куриных филешек на пару дней вперед, приготовить много порций пасты, наварить овсянки с фруктами, рис с грибами и мясом, подготовить овощи, сделать коктейли - это нетрудно и занимает не так много времени. Потом просто будете разогревать пищу.
На всех на хавку уйдет в районе 200$ на все время. И то, если есть адово много.
Если успею сделать паспорт - приеду (если что, это iamthejay)).

П.С Саше удачи в организации турнира.