Ну вот. Какая-то ясность.
А теперь коррективы.
40 человек с учётом женщин и детей мы, возможно, и наберём. Но с женщин и детей оплата конф-зала не взимается. Банкет - дети также не оплачивают. Жрачка - уровень жрачки на базах всем известен (на Минск администрация базы обещала тоже ресторацию - в итоге была столовая пионерская обыкновенная). 400 рублей за обед - это два комплекса в Москве. Для Волгограда адекватный ценник обед 200, ужин 150. Тогда, я думаю, все будут согласны на питание.
С учётом стоимости конференц-зала за сутки - конф-зал должен быть оборудован: звуковоспроизводящей аппаратурой - радиомикрофоном, соответственно усилком, в который можно будет подрубить музыку с ноута, нормальными колонками "без пердежа" (то бишь пока я в микрофон не пёрну - в колонках пердежа не слышно).
Цена конф-зала в итоге выйдет приблизительно 800 с человека (при условии кворума в 40 человек).
Администрация должна понимать, что наша тусовка в любое время дня и ночи будет иметь право в любом виде и состоянии любым численным составом находиться в любом месте базы. Проблемы "не наших" отдыхающих - это не наши проблемы. В любое время дня и ночи мы можем свободно заезжать и выезжать с территории базы. В том числе со спиртным.
Далее. Прописывайте формирование призового фонда и регламент, собственно, турнира.